Når du skal starte opp må du legge inn en inngående saldo. Books har et eget register for dette under innstillinger og heter Inngående Saldi.
Åpne registeret Inng. Saldi i og trykk Ny post for å lage Inngående Saldo. Dette er et ”åpent” bilag, som kan endres etter at det er lagret, i tilfelle du har behov for det. Posten registreres med dato 31.12. For eksempel hvis du skal opprette saldo for 01.01.2013 lager du en post 31.12.2012 med den aktuelle saldoen.
Reskontro:
Åpne fakturaer og leverandørfakturaer bør behandles spesielt for at du skal få korrekt oppdatert reskontro etterhvert som postene blir betalt. Saldi på kundereskontro og leverandørreskontro fra utgående balanse skal derfor ikke legges inn på vanlig måte.
I stedet for å føre saldi på de ordinære konti for Kundefordringer og Leverandørgjeld, opprettes en konto for mellomregning av inngående saldo for kunder og leverandører. Vi foreslår konto nummer 2999, Interimskonto Inngående Saldo. Opprett denne kontoen slik:
Trykk på Konti under innstillinger. Trykk på Ny Post. Skriv inn Kontonummer, Navn, Kontoklasse og MVA Kode 0, og trykk OK.
Deretter må Faktura- og Leverandørfaktura registrene oppdateres riktig. Dette gjøres ved å føre alle de åpne Fakturaene og Leverandørfakturaene, og å styre disse mot mellomregningskontoen. Du kan gjerne bruke faktisk fakturadato og forfallsdato for disse fakturaene, slik at reskontrorapporteringen i Hansa blir mest mulig korrekt. Husk at du må registrere også foregående år som regnskapsår i systemmodulens innstillinger.
For utgående fakturaer må du opprette en artikkel, gjerne kalt IB, med salgskonto 2999 og MVA-kode 0.
Før utgående fakturaer, totalbeløp inkl. MVA, med denne artikkelen i artikkelfeltet:
Leverandørfakturaer føres også Inkl MVA, med kostnadskonto 2999:
Når alle åpne fakturaer er ført, vil mellomregningskontoen være ”nullet”. Dermed kan du føre inn- og utbetalinger som utføres i det nye regnskapsåret på vanlig måte, og du vil få korrekt rapportering av både leverandør- og kundereskontro fra første stund.
